Finance Associate - Job Description

ABOUT US:

We are a Syrian-led organization founded in 2007. We have supported Syrian communities in Syria, Turkey, Jordan, and the US since 2011. We've developed various innovative education projects, including community innovation centers (Karam House) for refugee teens in Turkey and a higher education scholarship program for refugee youth, as well as sustainable development and smart aid projects to address the evolving obstacles Syrians face. 

We have built two Karam Houses, innovative workspaces for Syrian refugee teens, in Istanbul and Reyhanli, Turkey, which take on new innovative approaches to refugee education and learning. At Karam Houses, hundreds of Syrian refugee teens learn through access to cutting-edge technology (maker spaces, internet, computers), expert mentorship, and a sophisticated studio design-based curriculum to build their ideas and inspire their community. We are on a mission to grow 10,000 Leaders by 2028. 

ABOUT YOU:

• You can work under pressure and in a team setting.  
• You are highly organized and can prioritize tasks quickly. 
• You can work alone and as part of a team.
• You have a high degree of accuracy and attention to detail.
• You are a learner who loves developing professionally and sharing new skills and insights.
• You have excellent Turkish and English language skills.
• Turkish Citizen.

JOB OVERVIEW: 

Karam Evi is seeking a skilled Finance Associate with 1-3 years of professional experience to maintain our financial records, including purchases, sales, receipts, and payments. Based in Karam House Reyhanli, the Finance Associate reports to the Associate Finance Manager and works collaboratively with the Financial Specialist. The Finance Associate assists in managing the finance department regarding administrative and accountancy issues. Finance Associate duties include working closely with our Financial Specialist to enter financial data and file/archive online and offline documents to ensure legal compliance. In addition, this associate position will process accounts payable and receivable while managing invoices and tax payments. Our ideal candidate holds a Finance/Accounting degree with experience in accounting and is familiar with QuickBooks Online accounting software. Ultimately, the Finance Associate’s responsibilities are to record all day-to-day financial transactions of our organization accurately.

RESPONSIBILITIES INCLUDE (but not limited to)

What We’re Looking For:  Strongly Preferred 

• Competency using Quickbooks Online
• Knowledge of Arabic/Turkish (in addition, English language is favorable).
• Experience with Google Suite and various software applications

Cash Flow and Bank Flow Management:

• Prepare cash and bank payments and ensure proper compliance with documentation 
• Weekly control of cash boxes and reflection in accountancy software
• Support in the preparation of the salary information upon receipt of approved salaries
• Reconciliation of accounts when needed 

Accountancy and Archiving

• Day-to-day bookkeeping in Quickbooks
• Assist with monthly and year-end closing activities and accrue expenses at the end of the financial year.
• Ensure proper allocation and recording of the office
• Ensure records are up to date, scanned, and archived appropriately
• Reconcile petty cash accounts to accounting books and prepare the monthly cash count. 
• Ensure that staff travel advance requests and advances for activities are processed in a timely manner and to be cleared on time. 
• Review and process trip expense reports, reviewing for completeness, accuracy, allowability and appropriate coding; prepare trip expense reports when requested in special circumstances

Financial Management:

• Provide key support in the audit preparation process
• Work with a Financial specialist and legal accountant on accurate Karam Evi bookkeeping
• Ensuring appropriate internal controls are in place 

Other

• Work in a team setting
• Work inside the office & in the field 
• Support the review of the Turkish Financial Report ( Mizan ) 
• Ensure proper and robust coordination between departments

QUALIFICATIONS 

• University Degree in Accounting or Finance.
• At least 1-2 years of experience working in the finance department with an NGO, preferably.
• Knowledge and experience in the Turkish accounting system, accounts code, and reconciliation.
• Knowledge of finance and operational controls regarding cash management.
• Competency using QuickBooks Online or other accounting software..
• Proven bookkeeping experience.
• Solid understanding of basic bookkeeping and accounting payable/receivable principles.
• Proven ability to calculate, post, and manage accounting figures and financial records.
• Competence in Google Workspace (G-Suite, includes Google Drive, Sheets, Docs, Calendar, and Forms).
• Advanced working knowledge of Excel and Sheets.

LOCATION: Reyhanli, Turkey.
HOURS: Full-time, 40 hours per week, Saturday - Wednesday, 9:00 to 6:00 (1 hour lunch break)
COMPENSATION: The pay Scale is Based on the candidate's level of experience and qualifications and is paid in Turkish Lira.**
DEPARTMENT: Finance
REPORTS TO: Interim Finance Manager

*At Karam Evi, we are committed to diversity and inclusion. We welcome candidates of all backgrounds to apply.

HAKKIMIZDA:

Karam Evi Derneği 2007 yılında kurulan Suriyeli’lerin öncülük ettiği bir kuruluştur. 2011'den bu yana Suriye, Türkiye, Ürdün ve ABD'deki Suriyeli topluma destek veriyoruz. Biz Türkiye'deki genç mültecilere yönelik topluluk inovasyon merkezleri (Karam Evi) ve mülteci gençlere yönelik yüksek öğrenim burs programının yanı sıra Suriye’lilerin karşılaştığı zorlukları ele almak için sürdürülebilir kalkınma ve akıllı yardım projeleri dahil olmak üzere çeşitli yenilikçi eğitim projeleri geliştirmekteyiz. 

Biz Suriyeli mülteci gençlere yönelik yenilikçi çalışma alanları olan ve mültecilerin eğitimi ve öğrenimine yeni yenilikçi yaklaşımlar getiren İstanbul ve Reyhanlı'da iki Karam Evi inşa ettik. Karam Evi’nde yüzlerce Suriyeli mülteci genç, fikirlerini geliştirmek ve toplumlarına ilham vermek için  en ileri teknolojiye erişim yoluyla (atölyeler, İnternet, bilgisayarlar), uzman mentorluk, gelişmiş stüdyo tasarımına dayalı müfredat ile öğreniyorlar. Misyonumuz, 2028 yılına kadar 10.000 lider yetiştirmektir. 

Senin Hakkında:

• Takım halinde ve yoğun çalışma koşullarında çalışabiliyor olmak
• İyi derecede organizasyon becerilerine sahip ve görevleri hızlıca öncelikledirebilen
• Tek başına ve takım halinde çalışabilen
• Dikkatli ve detaylara özen gösteren
• Profesyonel olarak gelişmeyi ve yeni becerileri  paylaşmayı seven 
• Çok iyi düzeyde İngilizce bilen ve çok iyi düzeyde Türkçe bilen
• Türk vatandaşı

Genel Nitelikler ve İş Tanımı

Karam Evi, satın almalar, satışlar, makbuzlar ve ödemeler dahil olmak üzere mali kayıtlarımızı tutacak, 1-3 yıllık mesleki deneyime sahip, yetenekli bir Finans Sorumlusu arıyor. Reyhanlı Karam Evinde bulunan Finans Sorumlusu, Finans Müdür Yardımcısına raporlama yapar ve Finans Uzmanı ile ortak çalışır. Finans Sorumlusu, idari ve muhasebe konularında finans departmanının yönetilmesine yardımcı olur. Finans Sorumlusunun görevleri arasında mali verileri işlemek ve yasal uyumluluğu sağlamak amacıyla online ve fiziksel olarak belgeleri dosyalamak/arşivlemek için Finans Uzmanımızla yakın işbirliği içinde çalışmak yer alır. Ayrıca bu pozisyon, faturaları ve vergi ödemelerini yönetirken borç ve alacak hesaplarını da işleyecektir. İdeal adayımız, muhasebe deneyimi olan Finans/Muhasebe derecesine sahiptir ve QuickBooks Online muhasebe yazılımına aşinadır. Kısaca,  Finans Sorumlusunun sorumlulukları Derneğin tüm günlük finansal işlemlerini doğru bir şekilde yapmaktır.

Aranan Nitelikler 

 Quickbooks Online deneyimi

• Türkçe ve Arapça dil bilgisi (İngilizce tercih sebebidir)
• Google Suite ve çeşitli diğer finansal yazılımlar ve uygulamalar konusunda deneyim sahibi

Nakit ve Banka Akışı Yönetimi

• Nakit ve banka ödemelerini hazırlamak ve belgelerin ilgili mevzuata uyumluluğunu sağlamak 
• Haftalık kasa işlemlerinin takibi ve muhasebe programına işlemek
• Maaş ve Bordro hesaplamalarına destek olmak
• İhtiyaç halinde mutabakatlara destek olmak

Muhasebe ve Arşivleme

• Quickbooks’a muhasebe kayıtlarını günlük olarak yapmak
• Ay ve yıl sonu kapanışlarına destek olmak ve yıl sonu tahakkuk kayıtlarını atmak
• Muhasebe kayıtlarının güncel olduğunu ve destekleyici belgelerin arşivlenmesini sağlamak
• Kasa hesabının mutabakatını yapmak ve aylık kasa sayımlarını gerçekleştirmek
• Personelin seyahat avans taleplerini ve faaliyetlere ilişkin avansların zamanında işlenmesini ve kapanmasını sağlamak
• Seyahat gider raporlarını eksiksiz ve doğru bir şekilde  incelemek ve işlemek; Finans kodlarının uygunluğunu kontrol etmek; istendiğinde seyahat gider raporlarını hazırlamak

Finansal Yönetim

• Denetim süreçlerine destek vermek
• Mali Müşavir ve Finans Uzmanı ile beraber çalışarak Karam Evi’nin  muhasebesini doğru tutmak
• İç denetim kontrollerinin uygulanmasını sağlamak

Diğer

• Takım halinde çalışmak
• Sahada ve Ofiste çalışabilmek
• Mizan ve Muavin Defter incelemelerine destek olmak
• Departmanlar arası düzgün ve doğru bir koordinasyon sağlamak

Ana Beceriler ve Nitelikler

• Muhasebe ve Finans alanında Lisan derecesi 
• İlgili alanda en az 1-2 yıl deneyim sahibi, tercihen STK/NGO finans departmanlarında çalışmış olmak
• Tek Düzen Hesap Planı işleyişi hakkında bilgi ve deneyim sahibi olmak
• Nakit yönetimi ile ilgili mali ve operasyonel bilgiye sahip olmak
•  QuickBooks Online ve diğer finansal yazılımları  kullanabilmek 
• Muhasebe kayıtlarının tutulmasında etkin deneyim sahibi
• Temel defter tutma ve borç/alacak muhasebesi ilkelerinin işleyişi hakkında bilgi sahibi olmak
• Muhasebesel işlemler ve mali kayıtları hesaplama, yayınlama ve yönetme konusunda kanıtlanmış deneyim
• Google Workspace kullanma becerisi (G-Suite; Google Drive, E-Tablolar, Dokümanlar, Takvim ve Formlar).

KONUM: Reyhanlı, Türkiye.

SAATLER: Tam zamanlı, haftada 40 saat, Cumartesi - Çarşamba, 9:00 - 6:00 (1 saat öğle yemeği arası)

ÜCRETLENDİRME: Ücret adayın tecrübe ve niteliklerine göre belirlenmekte olup Türk Lirası cinsinden ödenmektedir.**

DEPARTMAN: Finans

RAPORLAMA: Geçici Finans Müdürü

*Karam Evi, çeşitlilik ve katılıma kendini adamıştır. Her türlü başvuruları bekliyoruz.