هدف الوظيفة تنظيم وتنسيق واجبات الإدارة وإجراءات المكتب وضمان مستويات عالية من الفعالية التنظيمية والتواصل

والسلامة لضمان سير العمل في المكتب والمساعدة في تحسين إجراءات الشركة و العمل اليومي.

المسؤوليات

والمهام

- للعمل كنقطة لمهام مدير المكتب بما في ذلك (الصيانة، المراسلات، اللوازم، أدوات، الفواتير، المهمات،

التسوق)

- جدولة الاجتماعات والمواعيد

- تنظيم احتياجات المكتب وطلب القرطاسية والمعدات

- الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة

- الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة

- تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية

- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية

- التأكد من إصدار فواتير لجميع المواد ودفعها في الوقت المحدد

- إدارة مفاوضات العقود والأسعار مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وتأجير المكاتب

- إدارة ميزانية المكتب G & A ، وضمان تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب

- تقديم الدعم العام للزوار

- المساعدة في عملية الإعداد للموظفين الجدد

- معالجة استفسارات الموظفين فيما يتعلق بقضايا إدارة المكتب (مثل القرطاسية والأجهزة وترتيبات

السفر)

- التنسيق مع بائعي إدارة المرافق، بما في ذلك خدمات التنظيف والتموين والأمن

- التخطيط للأنشطة الداخلية أو الخارجية، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات