ما هو قسم الأمانة العامة للجنة البرنامج؟

تختص أمانة اللجنة بمكتب برنامج خدمة ضيوف الرحمن بكل ما يتعلق بأعمال اللجنة الرئيسية لبرنامج خدمة ضيوف الرحمن واللجنة التابعة لها.  ومن أبرز مهام الأمانة، تمكين فريق البرنامج من تفعيل الخطة التنفيذية وتحقيق التوجهات الاستراتيجية للبرنامج من خلال الدعوة إلى عقد اجتماعات اللجان والتحضير لها وإعداد أجندة الاجتماعات والعروض المرئية وإرسال الدعوات والخطابات والتواصل مع كافة الأعضاء والعمل على توثيق مخرجات هذه الاجتماعات من قرارات وتوصيات من خلال كتابة محاضر الاجتماعات ومتابعة آلية توقيع محاضر الاجتماعات وتفعيل التوصيات ومتابعة سير عمل القرارات المنبثقة من لجنة البرنامج واللجان التابعة لها.

ما هو دورك؟

• الإشراف والعمل على جمع البيانات والمعلومات الخاصة بلجنة البرنامج واللجان التابعة لها والمنبثقة والعمل على متابعة تنفيذها.
• الإشراف والعمل على إصدار وإنتاج كافة التقارير وحصر كافة المستندات الداعمة، وعكسها على لوحة المعلومات بشكل دوري ومنتظم.  
• الإشراف والعمل على إعداد تقارير دورية للجنة البرنامج واللجان التابعة لها وتشمل أداء اللجان ومستوى التقدم والإنجاز والتوصيات.
• الإشراف والعمل على مشروع أتمتة إجراءات اللجان العاملة بالبرنامج وتطويره بما يتناسب في تحقيق المستهدفات المناطة بإدارة الأمانة العامة.
• حصر بيانات اللجان وأعضائها وآلية انعقادها وبناء قاعدة بيانات لها تحدث باستمرار.
• التحقق من جدوى الإجراءات المتبعة لانعقاد اللجان وضمان مواءمتها وتكاملها مع الأهداف المرتبطة بإنشاء تلك اللجان.
• اقتراح وتطوير الحوكمة الشاملة المعمول بها للجان البرنامج وآلية عكسها بنواحي الأتمته المستهدفة بإدارة الأمانة العامة.
• رفع جودة العمل بتلك اللجان من خلال رصد الآثار ذات الطابع السلبي بشكل دوري ومستمر عبر مؤشرات تنشأ لهذا الغرض.
• التنسيق في ما يلزم مع الجهات ذات الصلة بتلك اللجان لضمان وتيرة حصر البيانات وتحديثها بوتيرة مستمرة.
• تحرير وتطوير محتوى عروض والمراسلات الخارجية  للجان البرنامج.
• إعداد التقارير الدورية عن النشاطات والإنجازات المناطة به وبالموظفين التابعين، ومقترحات تطوير الأداء.
• تحديد الاحتياجات اللازمة للعمل.
• تمثيل البرنامج بالتواصل مع أمانة اللجان الخارجية ذات الارتباط بمهام إدارة الأمانة العامة.