Field-Based Coordinator – Salahaldin

TERMS OF REFERENCE

Field-Based Coordinator – Salahaldin

HOPE will implement this project across Al-Qaim and Heet in Anbar, Tikrit and Balad in Salah Al-Din, Kirkuk Centre, and a cross-cutting reintegration-preparedness component at Al-Amal Rehabilitation Center. The project combines community assessment and dialogue, support to existing peace and reintegration structures, community-led initiatives, youth engagement, institutional capacity strengthening for MoLSA/DoLSA and MoMD/DoMD, and market-oriented employment pathways including employment-readiness, private-sector linkages and on-the-job training. Implementation must consistently apply inclusion, safeguarding, conflict sensitivity, trauma-sensitive practice, data protection and Do No Harm principles.

Provide continuous location-level coordination for the project implementation in the assigned location(s), ensuring effective stakeholder liaison, activity scheduling, facilitator coordination, operational readiness, documentation and early escalation of field risks.

• Coordinate the location-level activity schedule and ensure planned activities are operationally ready before implementation.
• Maintain regular liaison with relevant local authorities, government directorates, community structures, service providers and other stakeholders.
• Coordinate the assigned field facilitator(s), clarify daily/weekly priorities, and verify that outreach, mobilization and documentation requirements are understood.
• Coordinate participant arrangements, field logistics, local access, venue readiness and practical implementation requirements with the central team.
• Monitor field progress, attendance, community dynamics, access constraints and operational risks; immediately flag issues requiring management or technical attention.
• Ensure timely submission of complete activity documentation and field updates to the Project Technical Manager / Project Sr. Officer.
• Coordinate with district authorities, DoYS/Youth Centres, DoLSA/VTC/DoMD counterparts, community peace/reintegration structures, employers and service providers relevant to the assigned location(s).
• Support cross-district consistency while recognizing different local conditions in the assigned location(s).

• Maintain regular coordination with the Project Technical Manager, Project Sr. Officer, MEAL, Logistics and other relevant HOPE functions.
• Support complete, accurate and timely activity documentation, including attendance, approvals, participant records, minutes, photos/visibility documentation where consent is available, and follow-up records.

• Updated location activity schedule and readiness/follow-up tracker.
• Documented stakeholder coordination and follow-up records relevant to project implementation.
• Complete activity documentation packages from the assigned location(s), submitted according to HOPE requirements.
• Timely field progress updates, issue/risk notifications and action follow-up.
• End-of-assignment handover of outstanding actions, contacts, records and location-specific learning.

This TOR forms an integral part of the signed HOPE Service Contract. The service provider will be compensated at a daily rate of 50,000 IQDs per working day.

Payment will be processed on a monthly basis, based on the actual number of days worked during the respective month, as recorded in the monthly timesheet and verified and approved by HOPE. The monthly payment amount will therefore be calculated as: Approved actual working days × agreed daily rate.

The approved monthly timesheet will serve as the supporting document for the calculation and processing of the payment. No invoice or separate monthly payment request is required from the service provider.

If the Service Provider is requested by HOPE to travel outside their designated duty station for field visits, travel to HOPE field offices, or other work-related assignments, HOPE will provide an additional payment/allowance, as applicable, and will be responsible for covering the necessary transportation and accommodation costs associated with the approved travel. All such travel must be requested or approved in advance by HOPE and undertaken for official work purposes. Contract duration, termination, and all other contractual conditions are governed by the signed HOPE Service Contract. No separate monthly employment confirmation or employment relationship is created by this TOR.

HOPE is committed to providing a safe, respectful, inclusive, and harassment-free working environment for all staff, service providers, partners, beneficiaries, and community members. All employees and service providers are expected to comply with HOPE’s Safeguarding, PSEAH, Child Protection, Code of Conduct, and other relevant organizational policies, and to immediately report any safeguarding concern through the organization’s approved reporting mechanisms. HOPE strongly encourages qualified women to apply and promotes equal opportunity, non-discrimination, diversity, and the meaningful participation of women across technical, operational, and leadership positions within the organization.

الشروط المرجعية

منسق ميداني – صلاح الدين

تنفذ منظمة الرجاء هذا المشروع في القائم وهيت بمحافظة الأنبار، وتكريت وبلد في محافظة صلاح الدين، ومركز كركوك، إلى جانب مكوّن عابر للمناطق للاستعداد لإعادة الإدماج داخل مركز الأمل للتأهيل. يجمع المشروع بين التقييم والحوار المجتمعيين، ودعم هياكل السلام وإعادة الإدماج القائمة، والمبادرات المجتمعية، وإشراك الشباب، وتعزيز القدرات المؤسسية لوزارة العمل والشؤون الاجتماعية/دوائرها ووزارة الهجرة والمهجرين/دوائرها، ومسارات التوظيف المرتبطة بالسوق بما في ذلك الجاهزية للعمل والربط بالقطاع الخاص والتدريب أثناء العمل. ويجب أن يطبق التنفيذ بصورة متسقة مبادئ الشمول والحماية والحساسية للنزاع والممارسات المراعية للصدمات وحماية البيانات ومبدأ عدم الإضرار.

توفير تنسيق مستمر على مستوى الموقع لتنفيذ المشروع في الموقع/المواقع المكلّف بها، وضمان التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة وجدولة الأنشطة وتنسيق الميسرين والجاهزية التشغيلية والتوثيق والتصعيد المبكر للمخاطر الميدانية.

• تنسيق جدول الأنشطة على مستوى الموقع وضمان الجاهزية التشغيلية للأنشطة المخطط لها قبل التنفيذ.
• الحفاظ على تواصل منتظم مع السلطات المحلية والمديريات الحكومية والهياكل المجتمعية ومقدمي الخدمات وأصحاب المصلحة المعنيين.
• تنسيق عمل الميسر/الميسرين الميدانيين المكلفين وتوضيح الأولويات اليومية/الأسبوعية والتحقق من فهم متطلبات التواصل والتعبئة والتوثيق.
• تنسيق ترتيبات المشاركين واللوجستيات الميدانية والوصول المحلي وجاهزية القاعات ومتطلبات التنفيذ العملية مع الفريق المركزي.
• متابعة التقدم الميداني والحضور وديناميكيات المجتمع وقيود الوصول والمخاطر التشغيلية، والإبلاغ فوراً عن المسائل التي تتطلب اهتماماً إدارياً أو فنياً.
• ضمان تقديم وثائق الأنشطة والتحديثات الميدانية كاملة وفي الوقت المناسب إلى المدير الفني للمشروع / المسؤول الأول للمشروع.
• التنسيق مع سلطات الأقضية ومديرية الشباب/مراكز الشباب ودوائر العمل/مراكز التدريب المهني/دوائر الهجرة وهياكل السلام وإعادة الإدماج المجتمعية وأصحاب العمل ومقدمي الخدمات ذوي الصلة في الموقع/المواقع المكلّف بها.
• دعم الاتساق بين القضاءين مع مراعاة اختلاف الظروف المحلية في الموقع/المواقع المكلّف بها.

• الحفاظ على التنسيق المنتظم مع المدير الفني للمشروع والمسؤول الأول للمشروع ووظيفة المتابعة والتقييم واللوجستيات ووظائف المنظمة ذات الصلة.
• دعم استكمال وثائق الأنشطة بصورة دقيقة وفي الوقت المناسب، بما يشمل الحضور والموافقات وسجلات المشاركين والمحاضر والصور/مواد الظهور الإعلامي عند توفر الموافقة وسجلات المتابعة.

• جدول محدث لأنشطة الموقع ومتتبع الجاهزية/المتابعة.
• سجلات موثقة لتنسيق أصحاب المصلحة والمتابعة المرتبطة بتنفيذ المشروع.
• حزم وثائق كاملة للأنشطة من الموقع/المواقع المكلف بها ومقدمة وفق متطلبات المنظمة.
• تحديثات ميدانية في الوقت المناسب وإشعارات بالمشكلات/المخاطر ومتابعة الإجراءات.
• تسليم عند نهاية المهمة يشمل الإجراءات العالقة وجهات الاتصال والسجلات والدروس الخاصة بالموقع.

تُعد هذه الشروط المرجعية جزءاً لا يتجزأ من عقد تقديم الخدمات الموقّع مع منظمة الرجاء للتنمية والتطوير ويستحق مقدم الخدمة أجراً يومياً قدره 50,000 دينار عراقي عن كل يوم عمل.

تتم معالجة الدفعات على أساس شهري، استناداً إلى عدد أيام العمل الفعلية خلال الشهر المعني، كما هو موثق في كشف الدوام الشهري وبعد مراجعته واعتماده من قبل المنظمة وبناءً على ذلك، يتم احتساب مبلغ الدفعة الشهرية وفق المعادلة التالية: عدد أيام العمل الفعلية المعتمدة × الأجر اليومي المتفق عليه.

يُعد كشف الدوام الشهري المعتمد الوثيقة الداعمة لاحتساب وصرف الدفعة. ولا يُطلب من مقدم الخدمة تقديم فاتورة أو طلب دفع شهري منفصل.

في حال طلبت المنظمة من مقدم الخدمة السفر خارج مقر عمله المحدد لتنفيذ زيارات ميدانية، أو السفر إلى المكاتب الميدانية التابعة للمنظمة، أو تنفيذ أي مهام أخرى مرتبطة بالعمل، تقوم منظمة، حسب الاقتضاء، بتوفير بدل أو مخصص إضافي، كما تتحمل التكاليف الضرورية المتعلقة بالنقل والإقامة المرتبطة بالسفر المعتمد.

يجب أن يكون أي سفر من هذا النوع مطلوباً أو معتمداً مسبقاً من قبل المنظمة، وأن يتم حصراً لأغراض العمل الرسمية.

تخضع مدة العقد، وإنهاؤه، وجميع الشروط التعاقدية الأخرى لأحكام عقد تقديم الخدمات الموقّع مع المنظمة. ولا يترتب على هذه الشروط المرجعية إصدار أي تأكيد توظيف شهري منفصل، كما أنها لا تنشئ علاقة عمل أو علاقة موظف وصاحب عمل بين الطرفين.

تلتزم منظمة الرجاء بتوفير بيئة عمل آمنة ومحترمة وشاملة وخالية من التحرش لجميع الموظفين ومقدمي الخدمات والشركاء والمستفيدين وأفراد المجتمع. ويُتوقع من جميع الموظفين ومقدمي الخدمات الالتزام بسياسات المنظمة المتعلقة بالحماية، ومنع الاستغلال والانتهاك والتحرش الجنسي (PSEAH)، وحماية الطفل، ومدونة السلوك، وغيرها من السياسات التنظيمية ذات الصلة، والإبلاغ الفوري عن أي مخاوف متعلقة بالحماية من خلال آليات الإبلاغ المعتمدة لدى المنظمة. وتشجع منظمة الرجاء النساء المؤهلات بقوة على التقديم، وتدعم تكافؤ الفرص وعدم التمييز والتنوع والمشاركة الفاعلة للنساء في الوظائف الفنية والتشغيلية والقيادية داخل المنظمة.

• Bachelor’s degree or relevant diploma in social sciences, development, public administration, community work or another relevant field.
• At least two years of relevant field coordination, project implementation or community-engagement experience.
• Strong knowledge of the target locations and ability to maintain constructive local stakeholder relationships.
• Experience working with vulnerable/conflict-affected communities and government/community structures is strongly preferred.
• Fluent Arabic; functional English is an advantage.

• Activities in the assigned location(s) are prepared on time and local coordination bottlenecks are addressed early.
• Field documentation is complete, accurate and submitted within agreed timelines.
• Community/stakeholder issues, access constraints and safeguarding/conflict-sensitivity risks are communicated promptly.
• Field facilitators receive clear coordination and activities are implemented in line with HOPE/Donor standards.

• Apply safeguarding, PSEAH, conflict-sensitive, trauma-sensitive and Do No Harm standards in all interactions and activities.
• Maintain strict confidentiality of participant information and project records; returnee status or other sensitive personal data must never be disclosed publicly.
• Comply with HOPE policies, security instructions, data-protection requirements, anti-fraud/anti-corruption standards, and applicable Donor requirements.

Immediately escalate any safeguarding concern, serious incident, conflict-sensitivity risk, fraud concern or security issue through approved HOPE channels.

• درجة بكالوريوس أو دبلوم ذي صلة في العلوم الاجتماعية أو التنمية أو الإدارة العامة أو العمل المجتمعي أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في التنسيق الميداني أو تنفيذ المشاريع أو المشاركة المجتمعية.
• معرفة قوية بالموقع/المواقع المكلّف بها والقدرة على الحفاظ على علاقات بناءة مع أصحاب المصلحة المحليين.
• تُفضل بشدة الخبرة في العمل مع المجتمعات الهشة/المتأثرة بالنزاع والهياكل الحكومية/المجتمعية.
• إجادة اللغة العربية؛ ويعد المستوى العملي في الإنجليزية ميزة إضافية.

• تحضير أنشطة الموقع/المواقع المكلف بها في الوقت المناسب ومعالجة معيقات التنسيق المحلي مبكراً.
• اكتمال ودقة الوثائق الميدانية وتقديمها ضمن المواعيد المتفق عليها.
• الإبلاغ الفوري عن قضايا المجتمع/أصحاب المصلحة وقيود الوصول ومخاطر الحماية/الحساسية للنزاع.
• تلقي الميسرين الميدانيين تنسيقاً واضحاً وتنفيذ الأنشطة وفق معايير المنظمة والمانح.

• تطبيق معايير الحماية ومنع الاستغلال والانتهاك والتحرش الجنسي والحساسية للنزاع والمراعاة للصدمات ومبدأ عدم الإضرار في جميع التفاعلات والأنشطة.
• الحفاظ على السرية التامة لمعلومات المشاركين وسجلات المشروع، وعدم الإفصاح علناً عن حالة العائدين أو أي بيانات شخصية حساسة أخرى.
• الالتزام بسياسات منظمة الرجاء وتعليمات الأمن ومتطلبات حماية البيانات ومعايير مكافحة الاحتيال والفساد ومتطلبات المانح ذات الصلة.
• تصعيد أي مخاوف تتعلق بالحماية أو حادث جسيم أو مخاطر حساسية النزاع أو الاشتباه بالاحتيال أو مسألة أمنية فوراً عبر قنوات المنظمة المعتمدة.

Title: 

Field-Based Coordinator – Salahaldin

Email to: hope.recruitment.iraq@gmail.com

Required Documents: CV and Cover Letter